Дневен отчет за салон: приходи, разходи и каса

В 19:12 последният клиент си тръгва. Графикът изглежда чудесно: почти няма празнини, а лентата над него показва 620 евро приход от приключени посещения.

Колко пари има в касата?

Това всъщност е грешният въпрос. Част от клиентите са платили с карта, един е оставил капаро преди три дни, друг още дължи 80 евро, а днес сте върнали 30 евро за отменен час. В чекмеджето са само парите в брой; картовите и онлайн плащанията са влезли в бизнеса по друг път. А стойността на свършената работа е трето число.

Ако тези три числа живеят в една колонка или в нечия памет, пълният график лесно създава усещане за добър ден, който касата не може да потвърди.

Графикът отговаря „Каква работа приключихме?“. Отчетът за деня отговаря „Какви пари реално влязоха?“. Не карайте едно число да върши и двете работи.

Дневният отчет за салон не е счетоводен отчет. Той е оперативна проверка, която разделя стойността на приключената работа, действително получените плащания и сумата, останала след въведените разходи.

Три различни числа отговарят на три различни въпроса

Първото число е „Приход (приключени)“ над графика. То измерва стойността на работата, която е отбелязана като приключена, независимо дали клиентът вече е платил.

Второто е Получени пари в раздел Пари. То измерва движенията, които действително са записани като плащания за периода, минус възстановяванията.

Третото е Остана: получените пари минус разходите, които сте въвели за същия период.

Тази разлика не е счетоводна дреболия. Тя определя дали ще откриете неплатено посещение още тази вечер или след три седмици.

Какво точно влиза в „Получени пари“

Правилото в Mountify е конкретно:

Получени пари = плащания по посещения + платени продажби на пакети + самостоятелни продажби на продукти − възстановяванията за периода.

Денят се определя по часовата зона на таблото. Ако капарото е платено във вторник за посещение в петък, то се отчита във вторник. Ако стар дълг бъде платен днес, плащането е в днешния отчет. Ако днес върнете сума от минала седмица, възстановяването намалява днешните получени пари — не пренаписва тихо стария ден.

Има няколко важни защити срещу двойно броене:

• посещение, покрито с кредит от пакет, не създава второ плащане; парите са влезли, когато пакетът е бил продаден и платен;
• продукт, добавен към сметката на посещение, е част от вече получената сума и не се прибавя още веднъж;
• самостоятелна продажба на продукт има собствено парично движение;
• посещение „за сметка на заведението“ се показва отделно, но не е получена сума;
• анулирано плащане не участва, а възстановяването се изважда.

Разбивката Как влязоха парите показва методите — в брой, с карта, онлайн и другите налични методи. Тя е брутна: ако има възстановяване, то е показано отделно и вече е извадено от голямото нетно число. Затова сборът на цветните методи понякога е по-голям от Получени пари. Това е очаквано, не е грешка.

Един и същ ден може да изглежда по четири различни начина

Представете си услуга за 90 евро. Ето какво се случва с числата според реалното събитие:

Затова отчетът може да е по-нисък от стойността на приключените посещения — има дълг или пакетно покритие. Може да бъде и по-висок — днес сте продали пакет за бъдещи посещения или сте събрали старо задължение.

Тъкмо тук списъкът Кой ми дължи е по-полезен от бележка до касовия апарат. Потвърден час, който още тече, не става дълг само защото не е платен. Плочката Останаха неплатени в дневния отчет включва само посещения със статус Приключено, Не се яви или Клиент без запис. Отделната дългова книга може да улови и неплатено посещение от вече минал календарен ден, дори статусът му да не е поправен.

„Приключи деня“ е контролна процедура, а не декоративен бутон

Отчетът е толкова точен, колкото са статусите и плащанията зад него. Затова Mountify има отделен вечерен ритуал — Приключи деня.

1. Отговорете какво е станало с посещенията

Изтекъл потвърден час не трябва да остане завинаги „Потвърден“. Отбележете Дойде или Не се яви. Така системата различава свършена работа от неявяване и знае кои посещения вече могат да носят неплатена сума.

2. Обработете неплатеното

За посещенията с остатък можете да запишете пълно плащане, частично плащане или да оставите сумата видима в Кой ми дължи. Едно натискане може да запише пълно плащане в брой; карта или частична сума минават през нормалния екран за плащане.

Системата позволява да приключите деня и с останали случаи, след изрично потвърждение. Нищо не изчезва: неплатеното остава дълг, а посещението запазва статуса си.

3. Пребройте физическата каса

Очакваната наличност не е равна на всички получени пари. В нея участват само движенията в брой:

Начална наличност + нетно получени пари в брой + внасяния − изваждания − разходи, платени от касата.

Плащанията с карта и онлайн се сверяват с оператора, не с чекмеджето. Mountify показва разлика само между очаквания и преброения кеш. Така една нормална вечер с много картови плащания не изглежда като „липса“ в касата.

4. Погледнете утре

Последната стъпка показва първия запис, броя посещения и най-голямата празнина за утре. Това не променя парите; просто превръща приключването на деня в полезен преход към следващия.

Накрая се пази моментна снимка. Тя отбелязва как е изглеждал денят при приключването, но не заключва счетоводно плащанията. Ако по-късно коригирате движение, отнесено към този ден, живият отчет може да се различи от снимката. Плащане по стар дълг, записано днес, влиза в днешния отчет — не в деня на посещението.

Как да прочетете отчета за деня за две минути

Не започвайте от графиката. Започнете от пет проверки:

1. Получени пари. Това е нетната сума след възстановяванията.
2. Как влязоха. Сравнете кеша с касата, а картите и онлайн плащанията — с платежния оператор.
3. Клиенти и средна сметка. Клиентите са различните платци през деня; плащане по посещение без клиентски картон се брои самостоятелно. Средната сметка е получената сума на платец — не средна цена на записване.
4. Остана неплатено. Отворете дълговете, докато екипът още помни деня.
5. Влезли − разходи = остана. Проверете дали днешните разходи са записани и дали правилно са отбелязани като платени от каса или банка.

Разходите са в пет ясни категории: Наем, Материали, Заплати, Реклама и Друго. Месечният наем може да се повтаря автоматично. Категорията Материали е мястото за плащане на доставки; ако ползвате склада, самото движение на материал не трябва да се въвежда втори път като още един разход.

Важно: Остана не е печалба. Това е оперативно число — получени пари минус въведените разходи. Данък, амортизация, такса или възнаграждение, които не са въведени, няма как да се появят магически в него.

Месецът показва модела, който един ден скрива

Един ден може да е слаб заради наем на първо число или силен заради продаден пакет. Отчетът за месеца добавя контекст:

• получени пари по дни;
• кои услуги са донесли най-много нетно получени пари;
• разходите по категории и какво е останало;
• неплатените суми и оперативни показатели за периода;
• платените пакети и депозитите като бъдещи задължения към клиентите.

Последната точка е важна. Продаден пакет е пари сега, но и обещание за услуги по-късно. Затова пълната банкова сметка не означава непременно, че цялата сума е свободна за харчене.

Ако в един период има движения в различни валути, Mountify не ги конвертира. Системата показва предупреждение, че общата сума е приблизителна. Най-чистата практика е едно табло да работи с една реална валута.

Един навик, който отнема по-малко от изгубен дълг

В края на всеки работен ден:

1. приключете или отбележете като неявяване изтеклите посещения;
2. запишете получените суми с правилния метод;
3. прегледайте Кой ми дължи;
4. добавете разходите и откъде са платени;
5. пребройте касата и приключете деня.

В края на месеца прегледайте тенденцията и изнесете Извлечение за счетоводителя. То може да съдържа движенията за периода като CSV или XLSX; това е работен износ, а не заместител на счетоводството, фактурата или фискалния бон.

Не е нужно да чакате края на месеца, за да разберете дали парите съвпадат. В Mountify раздел Пари събира плащанията, дълговете, разходите и вечерното приключване около едни и същи движения.

Пробвайте Mountify 14 дни безплатно → · Вижте как работи раздел Пари

За по-широк поглед върху графика, клиентите и онлайн записването вижте Mountify за салони за красота.

Често задавани въпроси

Защо отчетът за деня е различен от „Приход (приключени)“ над графика?

„Приход (приключени)“ брои стойността на приключените посещения, независимо дали са платени. Отчетът брои плащанията по посещения, платените продажби на пакети и самостоятелните продажби на продукти минус възстановяванията за избрания ден.

Посещение с пакет брои ли се втори път като пари?

Не. Парите се броят при платената продажба на пакета. Използването на кредит от него покрива посещението, но не създава ново плащане.

„Остана“ означава ли печалба?

Не. Това са получените пари минус разходите, които сте въвели. Числото не включва автоматично данъци, амортизация или невъведени разходи.

Какво прави „Приключи деня“?

Минава през изтеклите посещения, неплатените суми, физическата каса и прегледа за утре. Накрая пази моментна снимка, без да заключва бъдещи корекции.

Мога ли да изпратя отчета на счетоводителя?

От Извлечение можете да изнесете движенията за период като CSV или XLSX. Екранът е оперативен отчет, не счетоводна система.