Бележки и предпочитания

«Плаща само в брой.» «Обича да се говори по-малко.» «Миналия път беше 7.3, стана твърде светло.» Тези изречения са разликата между обслужване и добро обслужване — но само ако ги намираш навреме. Mountify има четири отделни места за такъв текст и всяко се показва на различно място и по различен повод. Тази статия обяснява кое за какво е, за да не се окаже най-важното нещо скрито в най-невидимото поле.

1. Четирите места, накратко

Какво	Къде се пише	Къде се вижда	За какво е
Бележки	Картон на клиента (или редактора на профила)	Долу в таб Преглед на картона	Постоянна информация за човека
Важно предупреждение за екипа	Редактора на профила на клиента	Голяма карта най-отгоре в картона + значка Важно за екипа в списъка	Едно изречение, което трябва да се види, преди да го докоснеш
Отговори на въпросите	Клиентът ги попълва сам при записване онлайн	Блок Какво знаем за клиента в картона + Допълнителни полета в записа	Структурирана информация, събрана без твоя намеса
Бележка към конкретен запис	Формата за нов запис	Панела на записа	Само за този един час

Правилото е просто: ако някой може да пострада, ако не го прочете — това е «Важно предупреждение за екипа». Всичко останало са бележки.

2. Бележки

Къде се пишат

Два входа към едно и също поле:

1. Картон на клиента → таб «Преглед» → долу. Поле със заглавие Бележки и подсказка «Бележки за този клиент…».
2. Редакторът на профила (молива в списъка или Редактирай профил в картона) → поле Бележки с подсказка «Общи бележки и предпочитания…».

Записват се сами

Полето в картона няма бутон за запис. Докато пишеш, до заглавието се появява Запазване…, а след кратка пауза — Запазено. Ако затвориш страницата, преди да видиш Запазено, текстът може да не е стигнал.

Какво да пишеш вътре

• Формули и резултати: «7.3 + 9% беше твърде светло, следващия път 6.7».
• Предпочитания: «без разговори», «винаги с чай, без захар».
• Практични детайли: «идва с бебе, трябва място за количката».
• Договорености: «плаща накрая на месеца, наведнъж».

Какво да НЕ пишеш вътре

• Здравна информация, която не е нужна за услугата.
• Оценки на характера на клиента. Бележката се чете от целия екип и се пази дълго.
• Данни за карти. Никога.

Бележките са само за екипа — клиентът не ги вижда никъде, нито в имейл, нито в профила си на публичната страница.

3. «Важно предупреждение за екипа» — отделно и нарочно по-шумно

Това е втори, къс текст, който живее само в редактора на профила:

• Поле: Важно предупреждение за екипа.
• Подсказка: «Показва се на видно място в картона, например важна уговорка или специално отношение.»
• Пример в полето: «Например: плаща само в брой».

Когато е попълнено:

1. В картона се появява карта най-отгоре, преди статистиката и табовете, със заглавие Важно за екипа.
2. В списъка Клиенти на реда на човека светва значка Важно за екипа.

Тоест: виждаш го, преди изобщо да си отворил картона.

Едно изречение, не абзац. Ако предупреждението е дълго, окото го прескача и целият смисъл се губи. «Плаща само в брой — без карта на място.» Толкова.

Изчиства се, като изтриеш текста в редактора и запазиш.

4. Отговорите на клиента

Третият вид информация не я пишеш ти — клиентът я попълва сам, докато записва час онлайн, ако си дефинирал въпроси за услугата.

В картона те се показват в блок Какво знаем за клиента: етикетът на въпроса и последният отговор. Ако човекът е клиент в няколко от твоите обекти, отговорите са групирани по обект.

Две неща, които се разбират погрешно:

• Ръчните записи не питат нищо. Формата, с която ти въвеждаш час, няма тези въпроси. Ако клиентът ти каже нещо важно по телефона, ти го записваш.
• Автоматичното попълване работи само за влезли в профила си клиенти. Ако човекът записва като гост, полетата са празни, дори да е отговарял преди — непотвърден имейл не е достатъчно основание да покажем чужди данни.

Подробно в Въпроси към клиента при запис.

5. Бележката към конкретен запис

Четвъртото място е най-краткоживеещото. Във формата за нов запис (панелът в графика) има поле Бележка (незадължително) с подсказка «Предпочитания, бележки…».

Тази бележка:

• се закача за този един запис, не за клиента;
• се вижда в панела на записа;
• не се пренася в картона на клиента и не се появява при следващото записване.

Ползвай я за еднократни неща: «идва с приятелка, ще чака», «иска фактура».

Ако информацията важи винаги — сложи я в Бележки на клиента, не тук.

6. Как да решиш къде да пишеш

Информацията е…	Пиши я в…
опасна, ако се пропусне	Важно предупреждение за екипа
постоянна, но не критична	Бележки на клиента
валидна само за утрешния час	Бележка в записа
нещо, което всеки клиент трябва да ти каже	Въпрос в Настройка → Въпроси към клиенти

7. Кой ги вижда

Всичките четири вида са вътрешни. Клиентът не вижда нито едно от тях — нито в имейл, нито в профила си на публичната страница, нито след записване.

Вътре в екипа ги вижда всеки, който има достъп до клиентите на таблото. Няма «лични» бележки, видими само за автора им.

8. Отстраняване на проблеми

Симптом	Причина	Какво да направиш
Написах бележка и изчезна	Полето се записва само; не е стигнало до Запазено	Напиши я пак и изчакай надписа
Не виждам червената карта горе в картона	Попълнил си Бележки, не Важно предупреждение за екипа	Отвори Редактирай профил и премести текста
Блокът Какво знаем за клиента го няма	Клиентът не е отговарял на въпроси, или няма дефинирани	Виж Въпроси към клиента при запис
Бележката от записа не е в картона	Тя е на записа, не на клиента	Копирай я в Бележки, ако важи винаги
Колега не вижда бележките	Ролята му не включва достъп до клиентите	Виж Роли и разрешения
Клиентът пита за нещо, което съм записал	Не е видял бележката от нас	Информацията идва от другаде

Какво следва

• Картон на клиента — къде живеят всички тези полета.
• Въпроси към клиента при запис — как клиентът сам попълва информацията.
• Клиенти на таблото — значката Важно за екипа в списъка.
• Ръчно записване — полето Бележка във формата.