Блокиране и архив

Рано или късно се появява човек, с когото не искаш да работиш повече: четири поредни неявявания, груб тон към екипа, вземане на час под чуждо име. За такива случаи има блокиране — то спира новите записвания, но пази цялата история. Тази статия описва точно какво прави блокирането, какво не прави, и защо «архивиране» на клиент днес не съществува като действие в интерфейса.

Кратко: блокирането е обратимо, изисква причина и важи за цялото работно пространство, не само за таблото, от което го натискаш.

1. Кой може да блокира

Блокирането е отделно право в ролята. Ако ролята ти не го включва:

• в списъка Клиенти менюто ⋯ на реда изобщо не се показва;
• в картона на клиента действието Блокирай липсва от менюто ⋯.

Това не е грешка. Виж Роли и разрешения.

2. Как се блокира

От списъка:

1. Отвори Клиенти (четвъртият ред в менюто на таблото).
2. Намери човека.
3. Натисни ⋯ вдясно на реда → Блокирай клиент.

От картона:

1. Отвори картона на клиента.
2. Горе вдясно ⋯ → Блокирай.

И в двата случая се отваря един и същ диалог: Блокирай <име>.

Полетата в диалога

Поле	Задължително	Подробности
Причина	Да	Празна причина дава Причината е задължителна. Максимум 500 знака, иначе Причината трябва да е най-много 500 символа. Подсказката е «Обяснете защо клиентът се блокира…»
Също отмени всички предстоящи резервации	Не	Превключвател. Изключен по подразбиране

Потвърждаваш с Блокирай клиент. Излиза съобщение Клиентът е блокиран.

Причината е задължителна нарочно. Тя се показва после в картона, заедно с датата и името на служителя, който е блокирал. След три месеца никой няма да помни защо — освен ако не е записано.

3. Какво прави блокирането

Ефект	Подробност
Спира публичното записване	Клиентът не може да завърши записване през публичната страница. Проверката се прави преди проверката за свободен час, така че той не получава подвеждащо «часът е зает»
Спира и ръчното записване	Ако колега опита да го запише от администрацията, излиза Този клиент е блокиран в работното пространство.
Спира поканите	Блокиран клиент не може да получи имейл покана. В списъка бутонът Покани по имейл изчезва от реда му
Важи за цялото пространство	Всички твои табла наведнъж. Блокиран в салона = блокиран и в студиото
Може да отмени предстоящите записи	Само ако си вдигнал превключвателя (виж по-долу)
Оставя историята непокътната	Минали записи, посещения, неявявания, пакети, лоялност, бележки — всичко се пази
Записва одит	Кой е блокирал, кога и защо

Превключвателят «Също отмени всички предстоящи резервации»

Ако го вдигнеш, при блокирането всички бъдещи записи на този клиент със статус Изчаква или Потвърдено се отменят в същия момент. Ако някой от тях е бил платен с пакет, кредитът се връща на клиента и изчерпаният пакет става отново активен.

Ако го оставиш изключен, предстоящите часове остават. Това е разумният избор, когато блокираш заради поведение, но човекът вече е платил утрешния си час — тогава го обслужваш и просто не приемаш нови записвания.

Отмяната не връща пари. Ако има платен депозит, връщането е отделно действие — виж Връщания и анулиране.

4. Как изглежда блокираният клиент

В списъка Клиенти: червена значка Блокиран до името. Редът си остава на мястото и се отваря нормално.

В картона: най-отгоре се появява карта Блокиран със:

Ред	Съдържание
Причина	Текстът, който си написал
Блокиран на	Дата и час
От	Служителят, който е блокирал (или Служител, ако името не е известно)
Авто-отменени	Колко предстоящи записа са били отменени при блокирането

Значката до името също се сменя от Активен на Блокиран.

5. Премахване на блокировката

От списъка: ⋯ → Премахни блокирането. От картона: ⋯ → Отблокирай, или бутонът Премахни блокировка в самата червена карта.

Излиза потвърждение:

Премахни блокирането на <име>? «Клиентът ще може да прави резервации отново.» → Премахни блокирането

След това: Блокирането е премахнато. Клиентът се връща в нормално състояние веднага.

Отменените при блокирането записи НЕ се възстановяват. Отмяната е необратима — ако човекът трябва да си върне часа, направи нов запис.

6. Блокирането въпреки всичко — «Запиши въпреки това»

Понякога блокираш, после говориш с човека и решаваш да го приемеш още веднъж, без да сваляш блокировката. Затова при опит за запис от Бърз запис излиза не просто грешка, а избор:

Този клиент е блокиран в работното пространство. → Запиши въпреки това

Натискането записва часа въпреки блокировката, а действието се вписва в одита.

Ако ролята ти не позволява това, отговорът е честен: Нямаш право да заобиколиш блокировката — само мениджър може.

7. Какво блокирането НЕ прави

• Не изтрива нищо. Историята, парите и статистиката остават.
• Не отменя минали записи. Само предстоящи, и само ако си вдигнал превключвателя.
• Не връща пари. Депозитите и плащанията се връщат ръчно.
• Не блокира телефонния номер. Ако човекът се запише с друг телефон и друго име, това е нов клиент и системата не го разпознава.
• Не уведомява клиента. Никакъв имейл не се праща. Отвън блокирането изглежда просто като невъзможност да завърши записването.
• Не е по табло. Не може да го блокираш в едното си заведение и да го приемаш в другото.

8. «Архивиране» — какво трябва да знаеш

По-стари версии на помощния център описваха архивиране на клиент. В днешния интерфейс такова действие няма: няма бутон Архивирай в реда, няма таб Архив в списъка, няма и начин да видиш архивирани клиенти.

Затова:

• Не търси архива — ще си загубиш времето.
• Не се притеснявай за дългия списък. Той се сортира и филтрира; клиент, който не е идвал две години, просто пада надолу при подредба Последно активни.
• Ако искаш някой да не записва повече — това е блокиране, не архивиране.
• Ако човек поиска изтриване на данните си по GDPR, това не е самообслужващо се действие в интерфейса. Свържи се с поддръжката.

9. Кога да блокираш и кога — не

Ситуация	По-добро решение
Две неявявания за половин година	Не блокирай. Поискай депозит за следващия път — виж Депозити и предплащане
Клиентът често мести часовете си	Не е повод за блокиране. Говори с него
Записва фалшиви часове, за да блокира графика	Блокирай, с включена отмяна на предстоящите
Грубо отношение към екипа	Блокирай. Причината е и защита на екипа ти
Просто не искаш да работиш повече с този човек	Блокирай — това е твое право като собственик
Дублирал се е профил със същия човек	Не блокирай. Единият профил просто остава неизползван

10. Отстраняване на проблеми

Симптом / съобщение	Причина	Какво да направиш
Няма меню ⋯ на реда	Ролята ти не включва блокиране	Помоли собственика
Причината е задължителна	Празно поле	Напиши причина
Клиентът вече е блокиран	Друг колега го е блокирал току-що	Обнови страницата
Не успяхме да блокираме клиента	Мрежов или сървърен проблем	Опитай пак
Блокирах, но клиентът пак си записа час	Записал се е с друг телефон/профил, или колега е ползвал Запиши въпреки това	Блокирай и новия профил; провери одита
Блокирах и предстоящите часове изчезнаха	Превключвателят е бил вдигнат	Направи нов запис, ако е нужно
Отблокирах, а отменените часове не се върнаха	Отмяната е необратима	Направи нов запис
Търся архива на клиентите	Такъв няма в интерфейса	Виж раздел 8

Какво следва

• Клиенти на таблото — списъкът, откъдето се блокира.
• Картон на клиента — картата с причината за блокирането.
• Депозити и предплащане — по-мекото решение за неявяванията.
• Роли и разрешения — кой има право да блокира.