Връщания и анулиране
Как се връщат пари, как работи политиката за депозит при анулиране и какво вижда клиентът.
Връщането на пари в Mountify има два напълно различни канала, които изглеждат почти еднакво на екрана. Единият наистина връща пари по картата на клиента. Другият е само счетоводен запис — парите ги подаваш ти от касата. Ако сбъркаш кой е кой, или ще върнеш два пъти, или ще си мислиш, че си върнал, а няма да си. Тази статия е точно за това.
Правилото, което трябва да запомниш: връщай от Mountify, никога от Stripe Dashboard. Възстановяване, направено директно в Stripe, не се връща обратно в Mountify — касата ти остава с плащане без съответното връщане и оборотът ти става лъжа. Няма как да го поправиш освен с ръчен запис.
1. Двата канала — разликата в един ред
| Онлайн (карта) | В брой / ръчно | |
|---|---|---|
| Какво се случва реално | Истинско връщане през Stripe. Парите тръгват обратно към картата на клиента | Само запис в касата. Ти подаваш парите на клиента лично |
| Кой трябва да направи нещо след това | Никой — Stripe движи парите | Ти — извади парите от касата и ги подай |
| Таван | наличното по последното картово онлайн плащане (платено минус вече върнато) | всички неонлайн плащания минус вече върнатите неонлайн суми |
| Ако не стане | Виждаш червена грешка и парите не са тръгнали | Виждаш валидационна грешка и няма нов запис |
| Отразява се в «Пари → Плащания» | Да, като Възстановяване с метод Онлайн | Да, като Възстановяване с метод В брой или Карта |
Каналът се избира автоматично, когато има само една възможност. Падащото меню Канал за възстановяване се появява само когато и двата канала имат наличност — тоест при смесено платен запис (например онлайн депозит + доплащане в брой).
2. Отвори панела «Плащане» на записа
Възстановяването се прави от записването, а панелът е един и същ, откъдето и да го отвориш:
- График → кликни записа → панелът вдясно → секция Плащане;
- Пари → Плащания → кликни ред от таблицата;
- Пари → Кой ми дължи → разгъни клиента → кликни посещение;
- Пари → Приключи деня → кликни запис от списъка.
В секция Плащане виждаш състоянието (Платено, Частично, Надплатено…), редовете Дължимо / Платено / Остатък и лентата с действия.
3. Върни пари по картата (онлайн)
- Отвори секция Плащане на записа.
- Натисни Възстановяване. (Бутонът се появява само когато по записа има реално платени пари.)
- Отваря се формата Запиши възстановяване.
- Ако видиш падащо меню Канал за възстановяване, избери Онлайн (карта) — до X. Ако менюто липсва, а по записа има онлайн плащане, каналът вече е онлайн.
- В полето Сума (валута, макс. X) напиши сумата. Празно поле или сума над тавана не позволяват натискане на бутона.
- Натисни Възстанови.
При успех излиза съобщение Възстановяването е записано, а в историята под панела се появява нов ред Възстановяване с метод Онлайн.
Полетата «Метод на плащане» и «Бележка» не важат за онлайн връщане. Формата ги показва, защото е една и съща за всички случаи, но при онлайн канал те се игнорират — методът винаги е «онлайн», а бележката не се записва. Ако ти трябва вътрешна следа защо си върнал, напиши я в коментар към записа.
Ако връщането бъде отказано
| Грешка | Значение | Какво да направиш |
|---|---|---|
| «Възстановяването към картата бе отказано — парите не са върнати. Опитайте пак.» | Доставчикът е отказал. Пари НЕ са тръгнали. | Опитай пак — повторният опит е безопасен и не връща два пъти |
| «Възстановяването надвишава възможното за онлайн плащането.» | Искаш повече от наличното по картовото плащане | Намали сумата до показания максимум |
| «Няма приключено онлайн плащане за възстановяване.» | По този запис няма приключено картово онлайн плащане | Върни през канала В брой / ръчно |
| «Сумата трябва да е по-голяма от нула.» | Празно поле или 0 | Въведи сума |
| «Възстановяването не бе извършено.» | Общ отказ (най-често липса на право) | Виж раздела за права по-долу |
| «Няма връзка със сървъра. Проверете интернет.» | Мрежов проблем | Провери интернета и опитай пак |
Формата остава отворена при грешка — умишлено, за да коригираш сумата, без да започваш отначало.
4. Върни пари в брой / ръчно
- Отвори секция Плащане → Възстановяване.
- Ако има меню Канал за възстановяване, избери В брой / ръчно — до X.
- Въведи Сума.
- Избери Метод на плащане — В брой или Карта. Тук изборът има значение: той определя в кой ред на отчета ще влезе върнатата сума.
- По желание напиши Бележка (по избор) — тя се запазва и се вижда в историята.
- Натисни Възстанови.
Този запис не движи никакви пари сам. Той само отразява, че ти си върнал парите. Подай ги на клиента.
| Грешка | Значение |
|---|---|
| «Възстановяването надвишава платеното (макс. X).» | Не можеш да върнеш повече, отколкото е получено по записа |
| «Сумата е неразумно голяма.» | Сума над допустимия таван за един запис |
| «Записът не е намерен — опреснете и опитайте пак.» | Записът е бил променен/изтрит в друг раздел на браузъра |
5. Кога виждаш меню за канал и кога не
| Ситуация по записа | Появява ли се «Канал за възстановяване» | Какво става при Възстанови |
|---|---|---|
| Само онлайн плащане | Не | Тръгва истинско връщане по картата |
| Само плащания в брой / на POS | Не | Прави се само запис |
| Онлайн депозит + доплащане в брой | Да | Ти избираш кой канал |
| Само запис «За сметка на заведението» | Не (бутонът Възстановяване дори не се показва) | — |
| Всичко вече върнато | Не (няма наличност) | — |
Внимавай при смесен запис. Тъй като менюто мълчи, когато има само една възможност, най-честата грешка е обратната: имаш и двата канала, гледаш само сумата и връщаш «онлайн» пари, които всъщност са били в брой. Винаги прочитай кой канал е избран, преди да натиснеш Възстанови.
6. Онлайн връщането тръгва от последното картово плащане
Ако по един запис има две онлайн плащания (например депозит, а после доплащане с карта), възстановяването винаги тръгва от последното от тях. Няма как да избереш «върни точно депозита».
Практически: върни поетапно. Първо изчерпай наличното по последното плащане, после следващото връщане ще тръгне от предишното. Ако сумата, която искаш да върнеш, е по-голяма от наличното по последното плащане, ще получиш «Възстановяването надвишава възможното за онлайн плащането.» — направи две по-малки връщания.
7. «Отмени» не е връщане на пари
В историята под панела всеки ред има бутон Отмени. Той служи за поправка на грешка при въвеждане, не за връщане на пари.
| Възстановяване (нов ред) | Отмени (анулиране на ред) | |
|---|---|---|
| За какво е | Клиентът си получава парите обратно | Записът е бил грешен и не е трябвало да съществува |
| Движи ли пари | При онлайн канал — да | Никога |
| Остава ли в историята | Да, като собствен ред | Да, зачертан и с етикет Анулирано |
| Влиза ли в сумите | Да (намалява получените пари) | Не — изважда се от всички суми |
| Обратимо ли е | Не (върнатите пари са върнати) | Да |
При натискане излиза потвърждение — например «Да отменя това плащане?» — с текст: «Записът остава в историята (като анулиран), но спира да се брои в сумите.»
Кога се ползва Отмени:
- Натиснал си Платено в брой, а клиентът не е платил.
- Записал си 100 вместо 10.
- Отбелязал си «За сметка на заведението» по погрешка.
- Направил си ръчен запис за връщане, което после не си извършил.
Кога НЕ се ползва: когато си направил истинско онлайн връщане. Отмяната на такъв ред само изкривява отчета — парите вече са тръгнали към картата.
8. Анулирането на записване не връща пари
Когато отменяш час:
- слотът се освобождава и става достъпен за други клиенти;
- ако записът е бил платен с пакет, кредитът се връща в пакета;
- паричните суми не се връщат. Нито в брой, нито по картата. Ако решиш да върнеш — правиш го отделно, по стъпките по-горе.
Същото важи и за «неявил се» (no-show). Статусът на посещението и състоянието на парите са две отделни неща — за това виж Статуси на записванията.
9. «Изисква възстановяване» — когато парите са влезли, а часът вече го няма
Понякога картово плащане приключва със закъснение, след като часът вече е отменен или отбелязан като неявяване. Парите са реални и вече са в акаунта ти, но слотът е освободен.
Mountify не връща автоматично в този случай. Вместо това:
- на страницата Пари → Плащания редът получава етикет Изисква възстановяване, а в лентата с филтри се появява чип Изисква възстановяване с брой;
- на началния екран на таблото в «Нужно е внимание» се появява карта: «Плащане от X чака връщане към клиента.»
Ти решаваш какво да стане: връщаш парите (по стъпките за онлайн връщане) или ги задържаш по политиката си. Картата изчезва, когато случаят е приключен.
10. Политиката за депозит не удържа и не връща нищо
Полето Възстановяване при отказ в услугата (Невъзстановим / Винаги възстановим / Възстановим до краен срок) е само текстът, който клиентът вижда при плащане. То:
- не задържа пари;
- не връща пари при отказ — нито преди, нито след крайния срок;
- не праща напомняне на никого;
- не проверява нищо в определен час.
Дори самата страница за плащане казва това на клиента:
Възстановяването се извършва от [твоя салон] по правилата на салона — не е автоматично.
Къде се задава: Депозити и предплащане.
11. Никога не връщай от Stripe Dashboard
Възстановяване, направено в самия Stripe Dashboard, не се появява в Mountify. Последствията:
- «Пари → Плащания» продължава да показва плащането без връщане;
- получените пари за деня/месеца са завишени;
- отчетът и извлечението за счетоводителя не отговарят на банката;
- при следващо връщане от Mountify таванът ще е сбъркан и може да получиш неочакван отказ.
Ако вече е станало: направи ръчен запис за връщане в Mountify (Възстановяване → канал В брой / ръчно → сумата), за да изравниш касата, и напиши в Бележка (по избор) че връщането е било направено в Stripe. Това не е красиво, но е по-добре от разминаване.
12. Кой има право да връща
- Онлайн връщането изисква правото
refund_payment, което е част от групата права за интеграции. По подразбиране го имат Owner и Admin. - Интерфейсът не проверява това право предварително — бутонът Възстановяване се вижда от всеки, който вижда записа. Ако човек без правото натисне, получава общата грешка «Възстановяването не бе извършено.», без обяснение защо.
- Ръчният запис (В брой / ръчно) минава по правата за редакция на записванията.
Ако служител се оплаква, че «връщането не работи», първо провери ролята му — виж Какво може всяка роля.
Често задавани въпроси
Клиентът кога получава парите си по картата? Stripe изпраща връщането веднага; кога банката на клиента ще ги покаже зависи от банката — обикновено няколко работни дни. Mountify не влияе на този срок.
Мога ли да върна повече от платеното? Не. И двата канала са с таван и сървърът отказва по-голяма сума.
Може ли частично връщане? Да. Просто въведи по-малка сума от максимума. Може да върнеш и на няколко пъти, докато изчерпаш наличното.
Клиентът има ли бутон «искам връщане» в профила си? Не. Няма такъв бутон никъде в неговия профил. Клиентът се свързва с теб.
Влизат ли връщанията в отчетите? Да. Получените пари са плащания минус връщания. Записите «За сметка на заведението» не влизат в нито едно от двете.
Ако Stripe е върнал парите, но Mountify е дал грешка? Рядко, но е възможно при много лошо съвпадение във времето. Провери реда в Пари → Плащания и в Stripe Dashboard, преди да опиташ втори път — за да не върнеш два пъти.
Какво следва
- Депозити и предплащане — къде се задава политиката за връщане.
- Поправяне на грешка в плащане — кога се ползва Отмени вместо връщане.
- Плащания и оборот — колоната Възстановявания и нетният приход.
- Статуси на записванията — защо парите и посещението са две различни неща.