Места и лист на чакащите

Всяко насрочено занятие има фиксиран брой места. Този брой решава колко души могат да се запишат, какво вижда клиентът, когато мястото свърши, и какво става, когато някой се откаже. Тази статия обяснява целия път — от първото записване до автоматичното преместване от листа на чакащите.

1. Откъде идва броят места

Капацитетът се задава на три нива и всяко следващо презаписва предишното:

Ниво	Къде	Какво прави
Услуга	Каталог → Услуги → занятието → Настройки на занятието → Капацитет (места)	стойност по подразбиране за всяка нова серия и всяко ново еднократно занятие
Серия	Каталог → Разписание → серия → Капацитет	стойност за всички занятия, които тази серия ще създаде оттук нататък
Едно занятие	Каталог → Разписание → разгъни серия → занятие → Капацитет	само за тази дата

Минимумът за групово занятие е 2 места, максимумът — 1000. Промяна на нивото «услуга» не пипа вече създадените занятия.

2. Как се пълни едно занятие

• Едно записване заема едно място. Публичното записване отказва заявка за повече от едно място за занятие — «идваме двамата» са две отделни записвания.
• Броячът върху сесията е «{записани}/{места}» — например «7/12».
• Когато броячът стигне лимита, сесията е пълна. Ново записване с нормален път се отказва (грешка class_instance_full), а публичната страница вместо бутона за записване показва покана за листа на чакащите.

В График пълната сесия се вижда като карта с брояча в цвят, а ако по някаква причина записаните надхвърлят местата, картата носи бадж Препродадено. Под брояча се появява и +{N} в изчакване — толкова души чакат място. Същото число стои и в лентата с показатели горе: В лист на чакащи.

3. Листът на чакащите

Когато сесията е пълна, клиентът от публичната страница може да влезе в листа на чакащите. Записът се създава със статус Чака (waitlisted) и не заема място — броячът не се движи.

Важни подробности:

• Листът работи само за пълна сесия. Ако клиентът натисне «в лист на чакане», а междувременно място се е освободило, системата не го оставя да виси — прави му нормално записване веднага.
• Клиентът получава имейл «в листа на чакане си» с връзка, от която може да види или да напусне листа. Този имейл е отделен от потвърждението — човек без място никога не получава «резервацията е потвърдена».
• Записите в листа са подредени по време на влизане. Първи влязъл — първи получава освободилото се място.
• Листът не се попълва от администрацията. Статусът «Чака» е системен: в администрацията не можеш да сложиш клиент директно в листа, нито да го извадиш чрез смяна на статуса. Действията са две — Премести (към записаните) или отмяна на записа.

4. Какво става, когато място се освободи

Тук е най-честото недоразумение. Mountify премества автоматично.

Когато записан клиент отпадне — отмяна от клиента, отмяна от вас, маркиране като «Не се яви» преди началото, освобождаване след неплатен депозит — системата:

1. намалява брояча с 1;
2. взима най-стария запис в листа на чакащите за тази сесия;
3. вдига брояча обратно и сменя статуса му на Потвърден;
4. праща му имейл, че мястото е потвърдено — но само ако записът е дошъл през публичната страница.

Автоматичното преместване не се прави в два случая:

• сесията е отказана или архивирана;
• дъската изисква плащане за потвърждение — тогава мястото не може да се даде безмълвно на човек, който не е платил, и остава за ръчно решение.

Ако мястото бъде «грабнато» от друг в същия момент, преместването се отказва тихо и мястото остава заето от по-бързия — броячът никога не надхвърля капацитета по този път.

5. Ръчно преместване

Понякога искаш ти да решиш кой влиза (редовен клиент, човек, който се е обадил). Тогава:

1. Отвори Каталог → Разписание, разгъни серията и натисни занятието (или отвори сесията от График).
2. В панела Промяна на занятие намери списъка В лист на чакане {N}.
3. Натисни Премести до нужния човек.
4. Появява се «Клиентът е преместен от листа на чакане».

Ако няма свободно място, бутонът е неактивен с обяснение: «Капацитетът е запълнен — увеличи капацитета или отмени резервация, за да освободиш място.»

Второто решение работи и само за себе си: вдигни Капацитет на занятието с 1 и премести човека — залата има място за още един стол по-често, отколкото системата може да знае.

6. Статусите, които ще видиш

Статус	Какво значи
Изчаква	записът е направен, но чака потвърждение (имейл-потвърждение или плащане)
Потвърден	мястото е заето
Чака	в листа на чакащите — не заема място
Дойде	клиентът е отбелязан на място
Завърши	занятието е минало и е приключено
Не се яви	не е дошъл; ако е отбелязано преди началото, мястото се освобождава и се предлага на листа
Отказан	резервацията е отменена

Пълните обяснения са в Статуси на записванията.

7. Какво листът НЕ прави

• Не праща SMS. Само имейл, и то само на клиенти, записали се през публичната страница.
• Не пази ред между различни сесии. Листът е за конкретна дата. Ако клиентът иска «което и да е занятие тази седмица», трябва да влезе в листа на всяко поотделно.
• Не се показва като отделни карти в графика. Чакащите се броят в бадж +{N} в изчакване върху картата на сесията.
• Не надписва залата. Автоматичното преместване проверява капацитета в същата транзакция; ако мястото е взето, преместване не се случва.

8. Отстраняване на проблеми

Клиентът казва, че се е записал, но го няма сред записаните. Провери списъка В лист на чакане на същата сесия. Клиентът вероятно е влязъл в листа, а не е заел място.

Отмених резервация, а никой не беше преместен. Три възможни причини: няма никой в листа; сесията е отказана; или дъската изисква плащане за потвърждение — тогава преместването е само ръчно.

Броячът показва повече записани от местата. Това е състоянието Препродадено. Обикновено идва от намаляване на капацитета след като хората вече са се записали. Вдигни капацитета обратно или отмени излишните резервации.

Искам да сложа клиент в листа ръчно. Не може — статусът «Чака» е системен и се задава само от публичното записване. Ако човекът е звъннал, най-чистото решение е да вдигнеш капацитета с едно и да го запишеш нормално.

Листът на чакащите не се вижда никъде. Появява се само когато има поне един чакащ за тази сесия. Ако сесията никога не се е пълнила, листът е празен.

Какво следва

• Разписание на занятия (серии) — къде се редактира капацитетът на една дата.
• Статуси на записванията — какво значи всеки статус.
• Групови занятия — откъде идват местата.
• Потвърждения и напомняния — кои писма тръгват и кога.