Статуси на записванията

Всеки запис носи два независими етикета: статус — какво стана с посещението, и състояние на плащането — какво стана с парите. Те не се движат заедно и не се влияят взаимно. Едно посещение може да е завършено и неплатено; едно може да е отменено, след като е било платено. Тази статия описва и двата набора, дословно както са изписани в интерфейса, кой ги мени и какво прави системата сама.

1. Осемте статуса

Статус в интерфейса	Цвят в графика	Значение
Чакащ (в списъка: Изчаква)	Кехлибарен	Записът съществува, но още не е потвърден. Държи слота временно
Потвърден	Син	Нормалното състояние преди посещението. Записът държи слота
Пристигнал (в списъка: Пристигна)	Зелен	Клиентът е на място
Завършен	Зелен	Услугата е извършена
Неявен (в списъка: Не се яви)	Червен	Клиентът не е дошъл
Отказан (в списъка: Отказано)	Сив	Слотът е освободен
Walk-in (в списъка: Без записване)	Акцентен	Клиент без предварителен запис
В изчакване	Кехлибарен	Записан е в лист на чакащите за пълно занятие

Забележи, че двата екрана ползват малко различни изписвания за същите статуси: в График е Пристигнал, а в списъка Записи — Пристигна. Едно и също нещо.

В изчакване и Walk-in не се раждат чрез смяна на статуса. В изчакване се управлява от системата — попадаш там, когато занятието е пълно, и се повишава ръчно. Walk-in се задава само при създаване.

2. Шестте състояния на плащането

Отделно от статуса, всеки запис има състояние на парите. То се показва като пилюла до статуса на страницата Записи и като заглавие на блока Плащане в панела с детайли.

Пилюла	Подсказката в панела
Неплатено	«Все още няма вписани пари. Независимо от статуса на посещението по-долу.»
Частично	«Получена е част, остатъкът предстои. Посещението пак може да се завърши.»
Платено	«Цялата сума е уредена. Това е състояние на парите, не на посещението (виж Статус).»
Надплатено	«Вписаните плащания надвишават сумата — обикновено грешка. Прегледайте историята.»
Възстановено	«Парите са върнати на клиента — нетна нула. Посещението е отделно (виж Статус).»
За сметка	«Уредено за сметка на заведението — без пари. Остава извън отчетите.»

Два от тях са сигнали, че нещо трябва да се погледне:

• Надплатено почти винаги е печатна грешка при вписване на сумата. Отвори историята в блока Плащане и анулирай грешния ред.
• За сметка означава безплатно посещение. Отчетите не го броят като приход.

Как се вписват пари е описано в Вписване на пари в брой и с карта, а поправянето на грешка — в Поправяне на грешка в плащане.

3. Обичайният път на един запис

Записване през публичната страница

1. Клиентът избира час и потвърждава.
2. Ако таблото има прозорец за потвърждение, записът се създава Чакащ и клиентът получава имейл с връзка. Ако прозорецът е изключен — създава се направо Потвърден.
3. Ако услугата иска депозит, записът също се създава Чакащ, докато плащането мине.
4. Клиентът идва → отбелязваш Пристигнал.
5. Услугата е свършена → Завършен.

Ръчно записване

Ръчният запис се създава направо Потвърден — без чакане, без имейл, без краен срок за потвърждение. Виж Ръчно записване.

4. Какво прави системата сама

Има пет автоматични прехода. Никой от тях не иска твоето потвърждение, затова е важно да ги знаеш.

Кога	Какво става	На какъв интервал проверява
Изтекъл прозорец за потвърждение	Чакащ → Отказан, отбелязан като отменен от системата. Слотът се освобождава, пакетният кредит и мястото в занятието се връщат	На всеки 5 минути
Неплатено предплащане	Чакащ + Неплатено над определеното време (по подразбиране 35 минути) → Отказан от системата	На всеки 10 минути
Забравен минал запис — обичайният случай	Потвърден, чийто край е бил преди повече от 24 часа → Завършен	Всеки час
Забравен минал запис — ако си изключил горното	Потвърден, чийто край е бил преди повече от гратисния период за неявяване (по подразбиране 15 минути) → Неявен	На всеки 10 минути
Забравен Пристигнал	Пристигнал, чийто край е бил преди повече от 1 час → Завършен	На всеки 30 минути

Прочети внимателно третия и четвъртия ред. Таблото има настройка «милостиво автоматично завършване». Тя е включена по подразбиране — значи забравеният минал запис става Завършен, не Неявен. Ако държиш на чиста статистика за неявяванията, изключи я — тогава забравеният запис става Неявен. Двете са взаимно изключващи се: на едно табло работи или едното, или другото, никога и двете.

5. Как сменяш статуса ръчно

От панела с детайли

Отвори записа (кликване върху карта в графика или ред в Записи). Долу в панела има блок Статус с шест бутона: Потвърден, Чакащ, Пристигнал, Завършен, Неявен, Отказан. Текущият е подчертан.

Няма схема на позволени преходи. Можеш да отидеш от всеки статус на всеки друг. Продуктът нарочно е разрешаващ — това е твоят салон. Но при подозрителна стъпка пита:

Необичайна промяна на статуса «Ще преместите резервацията от „<от>“ към „<към>“. Това не е обичайна стъпка — да продължим ли?» → Да, промени

Стъпката се смята за необичайна, когато:

• отваряш отново нещо приключило — Завършен, Неявен или Отказан;
• вървиш назад по нормалния път (например от Пристигнал обратно на Чакащ).

Отделно от това, ако маркираш неплатен запис като Завършен, излиза второ питане:

Да завърша записа, докато е неплатен? «Остават <сума> <валута> неплатени. Записът ще се отбележи като завършен; плащането можете да впишете по-късно от същия панел.» → Все пак завърши или Първо ще впиша плащане

От менюто ⋯ в панела

Горе вдясно в панела има меню с две бързи действия: Отбележи «не се яви» и Отмени. И двете са изключени, ако записът вече е в това състояние.

От страницата «Записи»

Всеки ред показва при посочване бутоните, приложими за неговия статус: Пристигна и Не се яви за потвърден, Завърши за пристигнал, и Откажи за всеки неприключил. Може и да избереш няколко реда и да ги обработиш наведнъж. Виж Чек-ин и неявяване.

6. Отмяната е отделно действие и е необратима

Отказан не е просто още един статус. Отмяната минава по свой път, защото прави повече неща:

• Освобождава слота.
• Записва кой е отменил — екипът, клиентът или системата. Показва се в Активност като «Отменен от персонала / клиента / системата».
• Анулира приложената лоялност по този запис. Диалогът го казва: «Приложените точки за лоялност по това запазване ще бъдат анулирани. Това е необратимо.»
• Връща пакетния кредит (или сумата от подаръчна карта) на клиента.
• Освобождава мястото в занятие и предлага мястото на първия от листа на чакащите.

Потвърждението е Да откажа това запазване? с бутони Откажи запазването и Запази.

Технически можеш след това да върнеш записа на Потвърден от блока Статус — системата ще предупреди, че стъпката е необичайна. Но възстановяването не е чисто: анулираната лоялност не се връща в предишното си състояние автоматично, а системата преизчислява правилата отначало. Практическото правило: не възстановявай отменен запис — направи нов.

7. Неявяването също анулира лоялност

Маркирането на Неявен анулира приложената лоялност по този запис — точно като отмяната. Затова диалогът предупреждава:

Маркиране като «не се яви»? «Клиентът не дойде на час. Това може да повлияе на лоялността му.» → Маркирай «не се яви»

При масово маркиране текстът е още по-ясен: «N записа ще бъдат маркирани като неявили се — това влияе на лоялността на клиентите.»

Освен това, ако маркираш участник в занятие като неявил се преди началото на занятието, мястото му се освобождава и се предлага на листа на чакащите. Ако го маркираш след началото, мястото остава заето — то наистина е било похабено.

8. Къде се вижда всеки статус

Място	Как се показва
График	Цветът на картата + легендата в страничната лента
Записи	Пилюла с текст + цветна ивица отляво на реда
Панел с детайли	Значка горе + блок Статус долу
Картон на клиента, таб Резервации	Пилюла на всеки ред; филтри Всички / Предстоящи / Отказани / Завършени
Плочките в картона	Посещения брои пристигналите и завършените; Неявявания брои неявените
Активност в панела	Пълна лента на промените с часове

9. Кои статуси се броят за какво

• Посещение (в статистиката на клиента и в брояча за лоялност) = Пристигнал, Завършен или Walk-in.
• Заема слот = Чакащ, Потвърден, Пристигнал. В изчакване не заема място в занятие.
• Пари — състоянието на плащането е независимо от статуса. Записът може да е Завършен и Неплатено; тогава сумата отива в дълговата книга. Виж Кой ми дължи.
• За сметка на заведението е отделно от статуса и остава извън отчетите за приход.

10. Отстраняване на проблеми

Съобщение / симптом	Причина	Какво да направиш
Статусът се промени междувременно. Обновете и опитайте пак.	Автоматична проверка е сменила статуса точно докато натискаш	Обнови страницата и повтори
Този преход не е позволен от текущия статус	Опитваш се да зададеш Отказан или В изчакване през обикновената смяна на статуса	Отмяната има свой бутон; листът на чакащите се управлява от занятието
Отменена резервация не може да се възстанови — създайте нова.	Опит да се «отмени отмяната»	Направи нов запис
Записът стана Завършен сам	Милостивото автоматично завършване е включено (по подразбиране)	Изключи го в настройките на таблото, ако искаш неявяванията да са точни
Записът стана Неявен сам	Милостивото автоматично завършване е изключено и е минал гратисният период	Увеличи гратисния период или маркирай навреме
Статусът е верен, но парите изглеждат грешно	Двете са независими	Отвори блока Плащане в панела

Какво следва

• Чек-ин и неявяване — ежедневната работа със статусите, включително наведнъж.
• Преместване и отмяна — какво точно прави отмяната.
• Календарът (Разписание) — цветовете в решетката.
• Картон на клиента — където статусите се превръщат в статистика.