Имейл на клиента
Известията тръгват само ако клиентът има имейл в записването — къде се въвежда и проверява.
Имейлът на клиента е единственият канал, по който Mountify изобщо може да го достигне. Тази статия обяснява къде живее този имейл, как се въвежда, кога има значение и кога — не.
Едно уточнение веднага, защото често се обяснява грешно:
Формите за ново записване в админ панела нямат поле за имейл. Имейлът не е част от записа, който въвеждаш ти — той е част от картона на клиента. И дори да е попълнен, запис, въведен от екипа, не праща на клиента нищо.
1. Двата пътя, по които имейл влиза в системата
| Път | Кой попълва | Резултат |
|---|---|---|
| Клиентът се записва онлайн | Клиентът | Имейлът се съхранява в записа и в картона му. Автоматичните известия работят |
| Ти създаваш или редактираш клиент | Ти | Имейлът се съхранява в картона. Автоматичните известия не се задействат, но можеш да изпратиш ръчна покана |
При онлайн записване
На екрана за плащане клиентът вижда:
- поле Телефон (по желание);
- поле Имейл — задължително;
- секция Напомняне по имейл с четирите опции.
Клиентът въвежда сам. Ти не участваш.
При ръчно въвеждане
Ако записваш клиент по телефона, работиш с картона на клиента:
- В колоната на таблото избери Клиенти.
- Натисни бутона за нов клиент, или отвори съществуващ и натисни Редактирай.
- Попълни полетата:
| Поле | Задължително | Бележка |
|---|---|---|
| Име | да | «Името е задължително» |
| Телефон | не | Международен формат. «Включете кода на държавата, напр. +359 88 123 45 67» |
| Имейл | не | Пример: име@example.com |
| Бележки | не | Общи бележки и предпочитания |
| Важно предупреждение за екипа | не | Показва се на видно място в картона — напр. важна уговорка |
- Натисни Създай или Запази промените.
2. Как да видиш кой няма имейл
В списъка Клиенти редовете без имейл показват значка Липсва имейл.
По-практично: бутонът на реда се сменя според това.
| Състояние на клиента | Какъв бутон виждаш |
|---|---|
| Има имейл | Покани по имейл (с иконка плик) |
| Няма имейл | Добави имейл (с иконка молив) — отваря редактора |
Така списъкът сам ти показва кого да допълниш.
3. Какво дава имейлът и какво не
| Ситуация | Има ли имейл значение |
|---|---|
| Клиентът се записва сам онлайн | Да. Той въвежда имейл и получава потвърждение, напомняне и покана за отзив |
| Ти въвеждаш записа | Не за автоматичните известия. Нищо не тръгва, дори имейлът да е в картона |
| Искаш да поканиш клиент да си запази час | Да. Без имейл бутонът Покани по имейл го няма |
| Клиентът иска да си управлява записите онлайн | Да. Линкът за управление идва по имейл |
| Търсиш клиент в списъка | Не задължително — търсенето работи и по име и телефон |
Тоест имейлът в картона е полезен, но не превръща ръчния запис в такъв с известия. Тази граница е твърда.
4. Единственият начин да изпратиш имейл сам
Ако клиентът е записан по телефона и искаш да получи нещо писмено, изпрати му покана по имейл:
- Клиенти → намери клиента → Покани по имейл.
- Отваря се диалог Имейл покана за {име}.
- Вляво избираш накъде да води бутонът — начална страница, услуга, специалист, занятие, пакет, локация. Има и вариант «Най-подходящо», основан на последното посещение.
- Вдясно редактираш директно в реалния имейл: Тема, Съобщение, Текст на бутона.
- Избираш Език на имейла — български или английски.
- Натискаш Изпрати покана.
Диалогът предупреждава: «Съобщението се изпраща от no-reply адрес на Mountify. Отговорите не се проследяват.» И: «Бутонът за записване, връзката и известието за no-reply се добавят автоматично.»
Ако публичното записване е изключено, ще видиш: «Включете публичното записване за този обект, преди да изпратите покана.»
Това не е разпращане до списък — един клиент наведнъж.
5. Как да събереш имейли на съществуващи клиенти
- Питай на място. «Да ви пращам ли напомняне по имейл?» е нормален въпрос на рецепцията.
- Насочвай към онлайн записване. Клиент, който веднъж се запише сам, вече е попълнил имейла си.
- Допълни картоните по списъка. Значката Липсва имейл ти показва кои.
- Прегледай старите записи — понякога имейлът е в бележките.
6. Дублирани клиенти
Ако един и същ човек се записва веднъж по телефона (ти го създаваш) и веднъж онлайн (той се създава сам), може да се получат два картона.
Симптоми: разделена история на посещенията, картонче с печати, което не расте, отстъпка за първо посещение, дадена втори път.
Как да намалиш риска:
- Търси по телефон преди да създадеш нов клиент — телефонът е уникален и системата отказва дубликат със съобщение «Друг клиент за резервации вече използва този телефонен номер».
- Пиши имейлите с малки букви и без интервали.
- Ако вече има два картона, прехвърли важната информация в единия и архивирай другия.
7. Личните данни
Имейлът на клиента е лични данни. Няколко правила:
- Използвай го за неща, свързани с услугата — потвърждения, напомняния, покани за час.
- Не го използвай за масова реклама без съгласие.
- Ако клиент поиска да бъде изтрит, имаш действия за архивиране и изтриване на картона.
- Автоматичните имейли са транзакционни (отнасят се за конкретен запис), затова не носят линк «отпиши се».
8. Ако нещо не работи
| Симптом | Проверка |
|---|---|
| Не виждам поле за имейл в новия запис | Няма такова поле. Имейлът е в картона на клиента |
| Клиентът има имейл, но не получи потвърждение | Записът е въведен от екипа — той не праща нищо. Изпрати ръчна покана |
| Бутонът Покани по имейл го няма | Клиентът няма имейл, или е блокиран |
| «Поканата не можа да бъде изпратена» | Провери адреса за печатни грешки и дали публичното записване е включено |
| Имейлът се записва, но изчезва | Провери дали не редактираш друг картон на същия човек |
Какво следва
- Известия до клиента — какво тръгва и кога.
- Ръчно записване — какво съдържа формата в админ панела.
- Картон на клиента — всичко за един клиент на едно място.
- Потвърждения и напомняния — пълният опис на имейлите.