Прозорец за потвърждение
Колко време клиентът има да потвърди онлайн записа, кога изтича срокът, къде екипът го вижда и как клиентът си изпраща имейла отново.
«Прозорец за потвърждение» звучи технично, но идеята е проста: колко минути даваме на клиента да натисне «да, ще дойда», след като се е записал онлайн. Не натисне ли навреме — часът се освобождава автоматично за друг.
На всяко ново табло настройката е включена с 360 минути (6 часа). Можеш да смениш минутите или да я изключиш. Тази статия обяснява как точно работи, кога изтича срокът, къде екипът го вижда, как клиентът си изпраща имейла отново и защо не е добра идея да задаваш прекалено малко минути.
1. Къде се намира
Пътят е: странична лента → Настройка → Настройки.
- В лявата икон-лента отвори продукта с таблата и избери таблото.
- В колоната на таблото натисни хъба Настройка.
- В групата Работа на салона избери реда Настройки.
- Страницата се отваря директно. Няма табове и няма лява колона — виждаш профила на таблото и полетата под него.
- Намери Прозорец за потвърждение (минути). До заглавието има ключ, а под него — поле за минутите.
Ключът включва и изключва потвърждението. Полето за минути работи само докато ключът е включен. Под полето винаги пише какво е положението:
- ключът е включен: «Колко време клиентът има да потвърди резервацията през линка от имейла — но най-късно 2 часа преди посещението. Ако до посещението остават по-малко от 2 ч 30 мин, тя се потвърждава веднага. Непотвърдените резервации се освобождават автоматично, а започнало посещение — никога: тогава решавате вие.»
- ключът е изключен: «Потвърждението е изключено — публичните резервации се потвърждават веднага и не се изпраща имейл за потвърждение.»
Промяната не се записва сама
Тази страница не е автоматична. Всички полета се редактират наведнъж и се записват с един бутон:
- Промени ключа или числото.
- Долу вдясно се появява надпис Незапазени промени.
- Натисни Запази промените.
- Появява се въпрос Да запазим ли промените? с текст «Това обновява профила на таблото, който виждат екипът и клиентите на публичната страница за записване.»
- Потвърди.
Ако затвориш страницата без да запишеш, промяната се губи.
2. Границите на полето
| Правило | Стойност |
|---|---|
| Изключено | с ключа, не с число |
| Минимум при включен ключ | 1 минута |
| Максимум | 10080 минути = 7 дни |
| Стъпка | 1 минута |
| По подразбиране на ново табло | включено, 360 минути = 6 часа |
3. Какво се случва при всяко положение
Ключът е изключен
Публичните записи се създават веднага със статус Потвърден. Клиентът получава имейл «Записът е потвърден». Слотът е зает от първата секунда.
Ключът е включен
Публичните записи се създават със статус Чакащ:
- Клиентът получава имейл с бутон за потвърждение и краен срок, изписан по часовника на салона.
- Слотът е задържан — никой друг не може да го вземе.
- Ако клиентът натисне бутона навреме — записът става Потвърден.
- Ако не натисне — записът се отменя автоматично в следващите няколко минути, а слотът се освобождава. Клиентът получава имейл, че часът е освободен, защото потвърждението не е дошло.
Отмяната се записва като направена от системата, не от вас и не от клиента.
Кога точно изтича срокът
Минутите се броят от момента на записването, но срокът никога не е по-късно от 2 часа преди посещението. Важи по-ранното от двете. Ако до посещението остават по-малко от 2 ч 30 мин, системата изобщо не пита — записът се потвърждава веднага и клиентът получава обикновения имейл «Записът е потвърден».
Пример с прозорец 360 минути (6 часа):
| Клиентът се записва | За час | Срок за потвърждение |
|---|---|---|
| понеделник, 10:00 | петък, 18:00 | понеделник, 16:00 — изтичат 6-те часа |
| днес, 10:00 | днес, 15:00 | днес, 13:00 — 2 часа преди посещението |
| днес, 13:00 | днес, 15:00 | няма — записът се потвърждава веднага |
Започнало посещение не се освобождава никога. Ако часът на посещението дойде, а записът още чака потвърждение, системата не го отменя — решаваш ти: потвърди го, откажи го или го маркирай като неявил се. Така клиент, който седи на стола, не получава имейл «не потвърдихте».
Посещение с няколко услуги и серия занятия
Когато клиентът запише няколко услуги наведнъж или серия групови занятия, това е една поръчка: един имейл, един линк за потвърждение за всичко и един срок. Срокът се смята спрямо първата услуга или първото занятие. Натисне ли клиентът линка — потвърждава всичко. Не го ли натисне — цялата поръчка се освобождава заедно. Виж Групови занятия за серията.
4. Как екипът вижда срока
Всеки запис, който чака клиента, показва до кога чака. Часът е по часовника на салона: днешен срок се изписва само с час («14:30»), срок в друг ден — с дата и час.
| Къде | Какво виждаш |
|---|---|
| График — картата на записа | Пясъчен часовник в горния ляв ъгъл на картата. Ако картата е достатъчно висока, долу има и чип «до 14:30». При задържане на мишката: «Чака потвърждение до 14:30» |
| Картата на записа (отваря се от График или Записи) | Бадж «Чака потвърждение до 14:30» до статуса и под него: «Ако клиентът не потвърди по линка от имейла дотогава, записът се освобождава автоматично.» |
| Записи | Изгледът Чакат потвърждение събира предстоящите чакащи записи, а редът им носи «Изчаква потвърждение». Срокът се вижда, като отвориш записа |
| Днес | Записът е отбелязан като онлайн заявка, която чака потвърждение, и има бутон Потвърди заявката. Срокът тук не се показва |
Баджът сменя текста си според момента:
| Бадж | Кога | Какво да направиш |
|---|---|---|
| «Чака потвърждение до 14:30» | срокът тече | нищо — клиентът има време |
| «Срокът за потвърждение изтече» | срокът мина, но посещението е напред | нищо — «Клиентът не потвърди навреме — записът ще се освободи до няколко минути.» |
| «Непотвърден» (червено) | посещението вече започна без потвърждение | реши ти — «Записът не се освобождава сам — решете вие: потвърдете го, откажете го или го маркирайте като неявил се.» |
Груповото занятие е една карта на сесията в График, затова там пясъчен часовник няма. Срокът на конкретен записан клиент виждаш, като отвориш записа му от Записи.
Ако клиентът ти се обади и каже «идвам», не е нужно да чакаш линка — отвори записа и смени статуса на Потвърден (или натисни Потвърди заявката в Днес).
Запис, който чака онлайн плащане, а не линк, показва «Чака плащане до …». Него го потвърждава плащането, а не имейлът.
5. «Изпратете имейла отново» — ако клиентът не намира имейла
Имейлът може да е в спама или клиентът просто да го е изтрил. Затова клиентът може сам да поиска същия имейл отново, без да ти звъни.
Къде го вижда клиентът:
- Веднага след записването — на екрана Потвърдете резервацията, в списъка Какво следва, редът Изпратете имейла отново с подпис «Нов линк за потвърждение». Редът е там само в прозореца на браузъра, в който е направено записването.
- В «Моите резервации» — ако клиентът е влязъл в профила си. Под записа, който чака, има бутон Изпратете имейла отново. Ако имейлът на профила е същият като имейла в записа, клиентът може направо да натисне Потвърждавам — без да отваря пощата.
Какво се случва:
- Тръгва същият имейл за потвърждение към адреса, въведен в записа. При посещение с няколко услуги или серия — общото писмо на поръчката.
- Срокът не се удължава. Новото писмо носи същия краен срок.
- Докато писмото тръгва, редът пише «Изпращаме…», а после брои назад: «Изпратено. Отново след 60 сек.»
Ограничения:
| Правило | Стойност |
|---|---|
| Пауза между две изпращания | 1 минута |
| Изпращания на ден за един запис | 3 (посещение или серия се брои като един запис) |
| Ако лимитът за деня е изчерпан | редът казва кога може пак, напр. «Отново след 23 часа.» |
Кога не става:
- срокът е изтекъл — «Срокът за потвърждение изтече.»;
- записът вече е потвърден или отменен — «Резервацията вече не чака потвърждение.»;
- записът чака онлайн плащане — редът не се показва, защото го потвърждава плащането.
Клиентът не може да смени имейла оттук. Ако е сгрешил адреса, писмото пак отива на грешния — тогава потвърди записа ти.
6. Скритият бонус: потвърждаване на имейла
Натискането на линка прави още нещо освен потвърждаване на записа — то доказва, че имейлът е на клиента.
Това има конкретна полза: правилото за лоялност Отстъпка за първо посещение изисква потвърдена самоличност. Гост, който просто попълва имейл и записва, не я получава. Гост, който е потвърдил запис през линка, я получава.
Тоест: ако имаш отстъпка за първо посещение и много гости без профил, включеният прозорец за потвърждение е начин отстъпката ти реално да работи. Виж Първо посещение и рожден ден.
7. Как да избереш числото
| Стойност | Ефект |
|---|---|
| Изключено | Без потвърждение. Най-просто |
| 30–60 | Достатъчно за човек, който записва от телефона си и веднага си отваря пощата |
| 120–240 | По-снизходително. Хваща хората, които записват на работа и четат пощата по-късно |
| 360 (по подразбиране) | Записалият се вечер намира имейла сутрин, а изоставен час се връща в продажба още същия ден |
| 1440 (24 часа) | Много меко. Слотът се държи цял ден, дори човекът да не е сериозен |
| 10080 (7 дни) | Практически безсмислено — по-скоро изключи настройката |
Внимание с малките числа: 15 минути е капан. Човек, който записва час в 23:40 и си ляга, ще намери часа отменен сутринта. Ако не си сигурен, остави 360.
Колкото и голямо да е числото, срокът пак свършва 2 часа преди посещението — за часове в същия ден реалният срок често е по-кратък от прозореца.
8. Кога си струва да е включен
Остави го включен, ако:
- имаш много записи, на които никой не идва;
- скъпи процедури, които блокират голям слот;
- групови занятия с ограничен брой места;
- искаш да си сигурен, че имейлът е истински.
Изключи го, ако:
- клиентите ти са предимно постоянни;
- часовете ти рядко се препълват;
- не искаш риск клиент да загуби час заради непрочетен имейл.
9. Какво НЕ прави прозорецът за потвърждение
- Не важи за записи, въведени от екипа. Те се създават потвърдени, а на клиента не се праща нищо.
- Не е напомняне. Напомнянето идва преди часа; прозорецът е срок веднага след записването.
- Не е плащане предварително. Ако услугата изисква плащане, важи различен механизъм — записът чака парите, а не клика.
- Не праща от само себе си второ писмо «остават ти 10 минути». Един имейл, един срок — освен ако клиентът сам не натисне Изпратете имейла отново.
- Не освобождава започнало посещение. Там решаваш ти.
- Не се настройва по услуга или локация. Стойността е една за цялото табло.
10. Ако нещо не работи
| Симптом | Проверка |
|---|---|
| Записите се потвърждават веднага, а не искам | Ключът е изключен или промяната не е записана — провери за Незапазени промени. Ако до посещението остават по-малко от 2 ч 30 мин, записът се потвърждава веднага по правило |
| Записи се отменят сами | Прозорецът е включен и клиентите не успяват. Увеличи числото |
| Клиентът казва, че не е получил линк | Спам папка. Нека натисне Изпратете имейла отново. Провери и дали записът е публичен — ръчните не пращат нищо |
| Клиентът е сгрешил имейла | Писмото няма да стигне до него. Потвърди записа ти — смени статуса на Потвърден |
| Записът си остава «Чакащ» | Клиентът не е натиснал линка и срокът още не е изтекъл. Ако посещението вече е започнало, баджът е «Непотвърден» и записът чака теб |
| Не виждам срока в Днес | Там той не се показва. Отвори записа от График или Записи |
| Не мога да намеря полето | То е на Настройка → Настройки, не на страницата за публичния сайт |
Какво следва
- Известия до клиента — картата на всички известия.
- Потвърждения и напомняния — какво съдържа всеки имейл.
- Изисквай телефонен номер — съседната настройка за телефона на клиента.
- Статуси на записванията — какво значи «Чакащ».
- Първо посещение и рожден ден — защо потвърждението отключва отстъпката.