Известия до клиента
Автоматични имейл потвърждения и напомняния, прозорец за потвърждение и допълнителни канали.
Mountify изпраща имейли на клиента автоматично — но само в един-единствен случай: когато клиентът сам е записал часа през публичната страница. Това е най-важното изречение в цялата тази категория и заслужава да бъде казано преди всичко останало.
Тази статия е картата на всички известия в системата: кои имейли съществуват, кога тръгват, кой ги получава, какво не се изпраща, и какви известия виждате вие в админ панела.
1. Правилото, което определя всичко
Всеки автоматичен имейл до клиент има две условия и двете трябва да са изпълнени:
| Условие | Обяснение |
|---|---|
| Записът е направен през публичната страница | Записи, въведени от екипа, не пораждат нито един имейл |
| В записа има имейл адрес на клиента | Без имейл няма къде да се изпрати |
Запис, който вие сте въвели в календара, не изпраща на клиента абсолютно нищо — никога. Нито потвърждение, нито напомняне, нито покана за отзив. И двете форми за ново записване в админ панела дори нямат поле за имейл.
Ако искаш клиентът да получи нещо след ръчен запис, единственият начин е да го поканиш ръчно — виж §5.
2. Всички автоматични имейли до клиента
| Имейл | Кога тръгва | Условия |
|---|---|---|
| Потвърждение на записа | Веднага при създаване | Публичен запис, има имейл, таблото не е архивирано |
| Потвърди записа си (с линк) | Веднага при създаване | Същото + включен прозорец за потвърждение |
| Ти си в листа на чакащите | Веднага при създаване | Записът е в лист на чакащите |
| Записът е потвърден | Когато записът мине от «Изчаква» или «В лист на чакащите» в «Потвърдено» | Публичен запис, има имейл |
| Записът е отменен | При отмяна — от вас, от клиента или автоматично | Публичен запис, има имейл |
| Записът е преместен | При смяна на датата/часа | Публичен запис, има имейл |
| Напомняне | Преди часа, в момента, който клиентът е избрал | Публичен запис, статус «Потвърдено», клиентът е избрал напомняне |
| Оценете визитата | Около 3 часа след края на посещението | Публичен запис, състояло се посещение, отзивите са включени, още няма отзив |
Всичките се изпращат от адрес на Mountify с име на подателя {името на таблото} чрез Mountify.
Подробно за първите три групи — Потвърждения и напомняния.
3. Специалният случай: плащане предварително
Ако услугата изисква плащане и таблото е настроено «плащането потвърждава записа», клиентът не получава имейл при създаването. Записът е задържан слот, който чака плащане.
Имейл «Записът е потвърден» тръгва едва след като плащането мине. Ако клиентът не плати, слотът се освобождава автоматично и той получава имейл за отмяна.
4. Прозорец за потвърждение
Това е единствената настройка в целия админ панел, която влияе върху имейлите до клиента.
Настройка → Настройки → Прозорец за потвърждение (минути)
- 0 — изключено. Публичните записи се потвърждават веднага.
- Число над 0 — публичният запис се създава като «Изчаква», клиентът получава имейл с линк и има толкова минути да го натисне. Ако не го натисне, записът се отменя автоматично и слотът се освобождава.
Подробно — Прозорец за потвърждение.
5. Единственият имейл, който можеш да изпратиш ръчно
От страницата с клиенти можеш да изпратиш покана по имейл — единственото съобщение до клиент, което тръгва по твоя команда.
- В колоната на таблото избери Клиенти.
- Намери клиента. Ако той има имейл, на реда му има бутон Покани по имейл. Ако няма — бутонът е Добави имейл и води към редактора.
- Натисни Покани по имейл. Отваря се диалог Имейл покана за {име}.
- Отляво избираш какво трябва да направи клиентът — къде да го отведе бутонът: начална страница, конкретна услуга, специалист, занятие, пакет, локация. Всяка стъпка е по избор.
- Отдясно виждаш реалния имейл и можеш да редактираш Тема, Съобщение и Текст на бутона директно в него.
- Избираш Език на имейла (български или английски).
- Натискаш Изпрати покана. Появява се «Поканата е изпратена до {имейл}».
Две неща, които диалогът казва изрично:
«Бутонът за записване, връзката и известието за no-reply се добавят автоматично.»
«Съобщението се изпраща от no-reply адрес на Mountify. Отговорите не се проследяват.»
Ако публичното записване е изключено, бутонът не работи и виждаш: «Включете публичното записване за този обект, преди да изпратите покана.»
6. Известията, които виждате вие (в админ панела)
Отделно от имейлите до клиентите има вътрешни известия за екипа. Те са в приложението, не по имейл, и се появяват в камбанката горе вдясно.
| Тип известие | Кога |
|---|---|
| Нова резервация | Клиент е записал час |
| Преместена | Запис е преместен |
| Отменена | Запис е отменен |
| Неявяване | Запис е маркиран «Не се яви» |
| Завършени | Запис е приключен |
| Плащане | Постъпило е плащане |
| Нов отзив | Клиент е оставил отзив |
| Закупен пакет | Клиент е купил пакет |
| Чакащи | Движение в листа на чакащите |
Панелът има табове Всички и Непрочетени, групиране по Днес / Вчера / По-рано, и действия Отбележи всички като прочетени, Прочетено, Изтрий всички.
Собствените ти действия не ти пращат известие. Ако ти отмениш запис, ти няма да получиш известие за това — колегите ти ще получат.
Тези известия не отиват по имейл до вас. Няма настройка «пращай ми имейл при нова резервация».
7. Какво Mountify НЕ праща
- Няма SMS. Никакъв — нито потвърждения, нито напомняния.
- Няма съобщения по WhatsApp за записи. Виж WhatsApp канал.
- Няма имейл до вас при нова резервация. Само известие в приложението.
- Няма имейл при ръчно въведен запис.
- Няма настройка «изключи потвържденията». Автоматичните имейли не се управляват с ключове.
- Няма редактор на шаблоните на автоматичните имейли. Редактира се само ръчната покана.
- Няма маркетингови разпращания до списък с клиенти. Поканата е един клиент наведнъж.
8. Езикът на имейлите
Автоматичните имейли се пращат на езика, на който клиентът е ползвал публичната страница. Ако този език е неизвестен, се използва езикът, записан в профила му.
За ръчната покана езикът се избира от полето Език на имейла. Подсказката уточнява: «Променят се само фиксираните надписи. Темата, съобщението и текстът на бутона остават непроменени.»
9. Ако клиент казва, че не е получил нищо
| Проверка | Как |
|---|---|
| Записът публичен ли е | Отвори записа. Ако е въведен от екипа, имейл не е изпращан и няма да бъде |
| Има ли имейл в записа | Виж данните на клиента в записа |
| Клиентът избрал ли е напомняне | Опцията Без напомняне е валиден избор |
| Спам папка | Най-честата причина при потвърждения |
| Таблото архивирано ли е | Архивирано табло не праща потвърждения, напомняния и премествания |
| Отзивите включени ли са | Изключените отзиви спират и поканата за отзив |
Какво следва
- Потвърждения и напомняния — пълният опис на изпращачите.
- Прозорец за потвърждение — единствената настройка.
- Имейл на клиента — къде живее имейлът и защо е важен.
- WhatsApp канал — какво реално прави и какво не.