Чек-ин и неявяване

Всеки час в графика рано или късно получава присъда: клиентът дойде, услугата приключи, или човекът не се появи. Отбелязването на тази присъда е най-честото действие в целия продукт — прави се десетки пъти на ден и от него зависят статистиката на клиента, лоялността, дълговата книга и отчетът за деня. Тази статия показва всичките четири места, откъдето се отбелязва, и какво точно се случва след натискането.

1. Трите присъди

Бутон	Статус, който се задава	Кога го ползваш
Маркирай пристигнал / Пристигна	Пристигнал	Клиентът е влязъл през вратата. Услугата още тече
Завърши посещението / Завърши / Дойде	Завършен	Услугата е извършена. Посещението е приключило
Отбележи «не се яви» / Не се яви	Неявен	Часът мина, клиентът не дойде и не се обади

Едно уточнение, което спестява недоразумения. В Приключи деня бутонът се казва Дойде, но той не задава «Пристигнал» — задава направо Завършен. Логично е: приключваш деня вечерта, посещението вече е минало. Ако искаш междинното «Пристигнал», ползвай графика или страницата Записи.

Пристигнал е незадължителна стъпка. Много салони я прескачат и отбелязват направо Завършен в края на посещението. Другите я ползват като «клиентът е в чакалнята» — тогава зеленото в графика значи «човекът е тук».

2. От панела с детайли (един запис, всичко видимо)

Това е най-подробният път. Отвори График и кликни картата, или отвори Записи и кликни реда — отдясно се показва панелът с детайли.

Долу в панела, в лентата с бутоните:

1. Маркирай пристигнал — показва се винаги, докато записът не е Пристигнал или Завършен.
2. Завърши посещението — показва се само когато записът вече е Пристигнал.
3. Откажи записа — показва се винаги.

Горе вдясно, в менюто ⋯, има още две:

• Отбележи «не се яви» — изключено, ако записът вече е неявен.
• Отмени — изключено, ако записът вече е отказан.

И накрая, в блока Статус долу в панела стоят шест бутона — Потвърден, Чакащ, Пристигнал, Завършен, Неявен, Отказан — с които отиваш на кой да е статус директно.

Трите питания, които може да изскочат

Ако стъпката е необичайна — например отваряш отново нещо приключило или се връщаш назад по нормалния път:

Необичайна промяна на статуса «Ще преместите резервацията от „<от>“ към „<към>“. Това не е обичайна стъпка — да продължим ли?» → Да, промени

Ако маркираш неявяване:

Маркиране като «не се яви»? «Клиентът не дойде на час. Това може да повлияе на лоялността му.» → Маркирай «не се яви» · Назад

Ако завършваш неплатен запис:

Да завърша записа, докато е неплатен? «Остават <сума> <валута> неплатени. Записът ще се отбележи като завършен; плащането можете да впишете по-късно от същия панел.» → Все пак завърши · Първо ще впиша плащане

Последното не е грешка и не блокира нищо — то е напомняне. Ако натиснеш Все пак завърши, сумата отива в дълговата книга и клиентът се появява в Кой ми дължи.

3. От страницата «Записи» (много записи наведнъж)

Записи е третият ред в менюто на таблото, веднага след График. Тя е списък, а не решетка — и точно затова е по-бърза за масово отбелязване.

По един ред

Посочи ред с мишката (на телефон бутоните са винаги видими) и отдясно се появяват бутоните, приложими за неговия статус:

Статус на реда	Какви бутони виждаш
Потвърдено	Пристигна · Не се яви · Откажи
Пристигна	Завърши · Откажи
Изчаква	Откажи
Завършено, Не се яви, Отказано, Без записване	Никакви — записът е приключил

Наведнъж

1. Сложи отметка в чекбокса на всеки нужен ред (или Избери всички над списъка).
2. Долу в средата изплува лента: N избрани.
3. Натисни едно от четирите: Пристигна, Завърши, Не се яви, Откажи.

До всеки бутон стои малко число — колко от избраните реда наистина ще се променят. Логиката е точна:

Действие	Прилага се върху
Пристигна	само записи със статус Потвърдено
Завърши	само записи със статус Пристигна
Не се яви	Потвърдено и Пристигна
Откажи	всичко неприключило (Изчаква, Потвърдено, Пристигна, В изчакване)

Ако избереш двадесет реда и до Завърши пише 3, значи само три от тях са в статус «Пристигна». Останалите се пропускат мълчешком — нищо не се разваля.

Няма масово «Потвърди». Потвърждаването на чакащ запис минава през връзката в имейла на клиента, не през администрацията.

Двете разрушителни действия питат, преди да минат:

Да маркирам избраните като «не се яви»? «N записа ще бъдат маркирани като неявили се — това влияе на лоялността на клиентите.» → Маркирай

Да откажа избраните записи? «N записа ще бъдат отказани. Това е необратимо.» → Откажи ги

След края излиза съобщение — например Отбелязани N като пристигнали — а ако някой ред не е минал: N не бяха обновени. Изборът се изчиства сам.

4. От «Приключи деня» — вечерният ритуал

Това е пътят, който препоръчваме за края на деня, защото не изисква да търсиш нищо: Пари → Приключи деня. Първата стъпка на страницата се казва Какво стана с посещенията.

Как работи:

1. Списъкът показва само часовете от деня, които вече са свършили (краят им е в миналото) и още стоят в Изчаква, Потвърдено или Пристигна. Тоест точно нерешените.
2. Над списъка пише колко са: N без отговор, и подсказка: «докосни «Дойде» / «Не се яви» на редовете — прилага се наведнъж».
3. На всеки ред натискаш Дойде или Не се яви. Нищо не се записва още — само маркираш.
4. Накрая натискаш Потвърди (N) и всичко се записва наведнъж.
5. Ако сред избраните има поне едно неявяване, първо излиза същото предупреждение за лоялността.

Отделен блок По-стари незатворени (N) събира стари записи, останали в Изчаква — обикновено ръчни записи без краен срок за потвърждение, които автоматиката никога няма да пипне. Затвори ги оттук.

След записа редовете не изчезват — остават с етикет отбелязано: дойде ✓ или отбелязано: не се яви, всеки с бутон върни. Ако някой ред не мине, до него пише «грешка при записа — опитай отново от графика» с бутон опитай пак. Ако междувременно автоматиката или колега вече е решил случая, пише «вече е обработено междувременно — нищо не е променено» — това е информация, не грешка.

Когато всичко е отбелязано, блокът позеленява: Всички посещения на деня са отбелязани.

Пълната процедура е в Приключи деня.

5. Какво прави «Пристигнал»

Малко — и точно затова е безопасен:

• Картата в графика става зелена (легендата: Пристигнал / Завършен).
• Записът се брои като посещение в статистиката на клиента.
• Парите не се пипат.
• Не се праща никакъв имейл.

6. Какво прави «Завършен»

• Записът се брои като посещение в картона на клиента и в брояча за лоялност.
• Ако е останала неплатена сума, тя веднага влиза в дълговата книга — Пари → Кой ми дължи.
• Отчетът за деня го брои като приключено посещение.
• Заявката за отзив тръгва по-късно от завършените посещения — но само за записвания през публичната страница. Виж Събиране на отзиви.
• Ръчните записи не пращат нищо — нито потвърждение, нито напомняне, нито заявка за отзив.

7. Какво прави «Неявен» — прочети внимателно

Неявяването не е просто червен цвят. То прави три неща:

1. Анулира приложената лоялност по този запис. Отстъпката спира да се брои; цената се преизчислява. Точно затова диалогът предупреждава.
2. Увеличава брояча «Неявявания» в картона на клиента и слага червено число N неявявания на реда му в списъка Клиенти. Записът НЕ се брои като посещение.
3. Освобождава мястото в занятие — но само ако маркираш преди началото. Тогава мястото се предлага на първия от листа на чакащите. След началото мястото остава заето: то наистина е било похабено.

Какво не прави:

• Не блокира клиента. Блокирането е отделно действие — виж Блокиране и архив.
• Не таксува нищо. Ако си взел депозит и решиш да го задържиш, просто не правиш връщане — системата няма автоматична такса за неявяване.
• Не праща имейл. Клиентът не научава, че си го отбелязал.

Отбелязвай неявяванията честно. Числото в картона е единственият обективен сигнал, по който после решаваш дали от този човек да искаш депозит. Ако «прощаваш» неявяванията, като маркираш Завършен, статистиката ти лъже — а депозитът е инструментът, който наистина решава проблема. Виж Депозити и предплащане.

8. Автоматиката, ако забравиш

Записите не остават висящи вечно. Системата ги затваря сама:

Ситуация	Какво става	Проверка на всеки
Потвърден, чийто край е бил преди повече от 24 часа	става Завършен (когато милостивото автоматично завършване е включено — по подразбиране е)	час
Същото, но с изключено милостиво завършване	става Неявен след гратисния период (по подразбиране 15 минути)	10 минути
Пристигнал, чийто край е бил преди повече от 1 час	става Завършен	30 минути

Двата режима са взаимно изключващи се: на едно табло работи или автоматичното завършване, или автоматичното неявяване, никога и двете. Ако държиш на точна статистика за неявяванията, изключи милостивото завършване в настройките на таблото и отбелязвай сам.

Пълната таблица с автоматичните преходи е в Статуси на записванията.

9. Как се връща погрешно натиснат бутон

Откъде си натиснал	Как се връща
Приключи деня, същата сесия	Бутонът върни на реда — записът се връща на точния статус отпреди
Панел или Записи	Отвори записа и натисни правилния статус в блока Статус. Ще излезе Необичайна промяна на статуса — потвърди
Масово действие	Няма масово връщане. Връща се ред по ред

Важно: връщането на статуса не връща автоматично анулираната лоялност в предишното ѝ състояние — правилата се преизчисляват отначало. Ако е било приложено ръчно правило, провери таба Лоялност в картона на клиента.

Отмяната е единственото наистина необратимо действие: Отменена резервация не може да се възстанови — създайте нова.

10. Отстраняване на проблеми

Симптом / съобщение	Причина	Какво да направиш
Не виждам бутоните на реда в Записи	Записът е приключил (завършен / неявен / отказан / без записване)	Отвори панела и ползвай блока Статус
До Завърши в масовата лента пише 0	Никой от избраните не е в статус Пристигна	Първо ги маркирай Пристигна, после Завърши
Този преход не е позволен от текущия статус	Опитваш да зададеш Отказан или В изчакване през обикновена смяна на статуса	Отмяната има свой бутон; листът на чакащите се управлява от занятието
Статусът се промени междувременно. Обновете и опитайте пак.	Автоматична проверка или колега е сменил статуса точно в този момент	Обнови страницата и повтори
Отменена резервация не може да се възстанови — създайте нова.	Опит да се «отмени отмяната»	Направи нов запис
Записът стана Завършен сам	Милостивото автоматично завършване (включено по подразбиране)	Изключи го, ако искаш точна статистика за неявяванията
Отбелязах неявяване, а мястото в занятието не се освободи	Маркирал си след началото на занятието	Нормално е — мястото е било похабено
Отбелязах Завършен, а записът още стои като неплатен	Статусът и парите са две независими неща	Впиши плащането от блока Плащане
Клиентът твърди, че е получил имейл, че не се е явил	За неявяване не се праща имейл	Става дума за друго писмо

Какво следва

• Статуси на записванията — пълната карта на статусите и автоматиката.
• Приключи деня — вечерният ритуал в трите му стъпки.
• Картон на клиента — където посещенията и неявяванията стават число.
• Депозити и предплащане — истинското лекарство срещу неявяванията.